株式会社スリービットコム Excel関数、VBA、マクロ、Office関連のメールマガジン
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スリービットコム通信 2011年9月29日(木)
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こんにちは、(株)スリービットコムです。

先週はすごい台風でしたが、皆さまは大丈夫でしたでしょうか?
お彼岸を境にようやく過ごしやすくなってきました。
急な気温の変化で風邪など引かないようにお大事にお過ごしください!

Excel関数、マクロ(VBA)、その他Office関連のアイディアや学習のコツなど
をお届けするメールマガジンです。

セミナーではなかなかご紹介しきれない細かい知識や情報を提供して
いきたいと思います。
どうぞよろしくお願いいたします。




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 ☆ ファンクション(関数)をマスターしましょう!

   「IF」

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今回は条件によって表示する値が変えられる「IF」関数をご紹介します。
弊社のセミナーでは一番リクエストの多い関数です。
セル内に入力された値や集計結果を判断して、計算方法や表示する文字列を
変更することができます。


≪関数の書式≫
IF(論理式, [真の場合], [偽の場合])


≪引数≫
論理式 = 条件式。どのような場合に答えを変更するかを判断する式。
真の場合 = 論理式(条件式)に該当する場合に、どのような値(または式)を表示するか。
偽の場合 = 論理式(条件式)に該当しない場合に、どのような値(または式)を表示するか。


≪ヒント≫
カンマで区切って関数に与えるデータのことを「引数(ひきすう)」と
言います。 =SUM(A1:A5) の場合のA1:A5 などが該当します。
複数の引数を指定する場合は、1つ目から順番に
「第一引数」「第二引数」・・・と呼びます。


≪使用例≫
=IF(A1="コーヒー","○","×")
もし、セルA1が文字列「コーヒー」と等しい場合は「○」が表示されます。
そうで無い場合は(セルA1が文字列「コーヒー」と等しく無い場合)
「×」が表示されます。






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  ☆ 仕事のステーショナリー ちょっと便利なサンプル紹介 

    「IF」編

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今回はIF関数が初めてメルマガで登場しますので、
この関数が最もよく使われる基本的なサンプルをご紹介します。
『数量のセルが空欄ならば、計算をせず、数量が入力されている
場合には、数量×単価 を計算するにはどうしたらよいでしょうか? 』

早速、前文のIF関数を使ってみましょう。

セルA1に数量、セルB1に単価、セルC1に金額(数量×単価)を求める
場合の作成例と結果です。

例1) =IF(A1="","",A1*B1)
結果は、セルA1が空欄の場合は、何も表示されません。
セルA1に10などの数値が入力された場合は、A1の値と
単価のセルB1の値が掛け算されて結果が表示されます。

ヒント)IF関数を使わないと、数量が未入力のセルについても
    計算が実行されて 0 が表示されてしまいます。
    見た目が悪いので不要な計算結果を表示しないためにも
    よく使用されます。




少し応用してみます。

上記のように空欄のセルに対応する以外にも、見た目をすっきり
させる目的でエラー値を表示させない場合にも使用されます。
『計算結果がエラーになる場合に、エラーを表示しないようにするには
どうしたらよいでしょうか? 』

例2) =IF(ISERROR(A1*B1),"",A1*B1)
    例1)でセルA1の数量欄に、文字列などが入力されていると、
    A1*B1の結果はエラー #Value! になってしまいますが、
    上記の式を使うと、エラーの場合は何も答えが表示されません。
    A1に正しく数量を入力すると、A1*B1 の答えが表示されます。



関数の引数には関数を利用することもできます。
上記では第一引数にISERROR関数を使用しています。

《ヒント》
☆2007から、エラーの場合に答えを変えるIFERROR関数が新しく
 追加されました。2003以前のバージョンのExcelで開くと計算結果が
 表示されませんので、複数バージョンのユーザーさんが使用する場合は、
 本メールのように使用します。

☆AccessにはIF関数はありません。類似の処理を行う関数としてIIF関数を
 使います。ExcelのIF関数より「I(アイ)」が1つ多くなります。
 クエリやフォームで使用すると条件に対応した答えを表示できます。


≪応用例/もう少し複雑な計算式≫
論理式(条件式)を少し複雑にしてみましょう。
論理式には関数を使うことができます。

『合計が100以上の場合に、答えを変えるにはどうしたらよいでしょうか?』

セルA1〜A3に数値が入力されていて、その合計値(SUM)によって、答えを
変えたい場合の作成例です。

例1) =IF(SUM(A1:A3)>=100,"○","×")
    結果は ・・・ SUM関数の答えが100以上ならば、○ が表示され
             100未満なら × が表示されます。

 


≪ヒント≫
関数の結果全体を否定する場合にはNOT関数を使います。

例) IF(NOT(ISERROR(A1*B1)),A1*B1,"")

 

使い慣れてくると、
 「入力ミスの検索や修正をしたい場合」
 「オートフィルタで複雑な条件を指定したい場合」
 「グループ集計」や「ピボットテーブル」で集計項目を追加したい場合
など、出番はかなり多くなります。

皆さんの業務のどこに使えそうかを考えてみてください。


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 ☆ 即席!マクロ&VBAの10行アイディア集

   「一括して式を入力する」

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10行前後で作成可能なマクロとVBAを紹介していきます。

今回は『1つ左隣の列にデータが全て入力されている場合に
計算式を一括して代入するマクロ』です。
代入する式には、金額を1.05倍して、税込金額を求める計算式を
利用しています。
標準モジュールを挿入して以下のコードをコピーして実行してください。


≪マクロの作成例≫

Sub 式の代入()
  Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -1).End(xlDown).Offset(0, 1)).Select
  Selection.FormulaR1C1 = "=R[0]C[-1]*1.05"
End Sub


≪このマクロについて≫
Rangeとはセルを指定する場合に使いますが、
Range(開始セル, 終了セル) のように2つの引数を指定すると
開始セルから終了セルまでの範囲を選択することができます。

現在カーソルがある位置から、下方に向けて、左隣のセルに空欄が
無いところまでを選択してから式を代入しています。


上記のサンプルは、B列で実行すると B1に 「A2*1.05」、B3に 「A3*1.05」 
のような式が代入されます。

《ヒント1》
ActiveCell.Offset(0, -1) の -1 と .Offset(0, 1) の 1 の部分をそれぞれ
-2 と 2 に変更すると、
「2つ左隣の列が空欄で無い範囲」に式を代入することができます。

《ヒント2》
"=R[0]C[-1]*1.05" の箇所を別の式(関数など)に置き換えて実行すると
色々な関数を自動的に代入することができます。
代入する式は、わざわざVBA用に作成しなくても、マクロの記録を使うと
簡単に調べることができます。

皆さまのお仕事のヒントになれば幸いです。



≪実行前のお願い!/初めての方は必ずお読みください≫
※本コンテンツは弊社でExcelVBA入門講座を受講された方のスキルレベルを
前提としています。マクロは便利ですが、誤って実行すると業務に大きな
障害が生じます。マクロの実行時は実行環境を確認して、問題が起きないように
実行する方の責任を持って実行してください。

「マクロは使ったことがないけど、動かしてみたい」という初めての方は、
マクロの基本知識がある方に実行方法などを聞いてから実行してください。
ご参考までに簡単ですが、以下のHTML版ではExcelの操作画面も掲載しています。
http://www.3bitcom.jp/Excel-VBA-Access-Tips/0002.htm (本ページURL)

※マクロは実行後に「元に戻す」コマンドが使えません。
実行前に開始するセルの場所を確認しておきましょう。


≪ヒント≫
※マクロ作成のためのエディタの起動は、ALT+F11です。
※標準モジュールの作成方法は、エディタ画面で[挿入]-[標準モジュール]です。




※作成したマクロを実行するときは ALT+F8 を押して実行するマクロを
 ダブルクリックします。



 

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 今月はExcel中級、ExcelVBA、Access入門講座が人気です。
 
◎2名様から出張研修
 http://www.3bitcom.jp/page/seminar/Onsite.htm
 先週、社内の基幹システムから出力されるデータを活用するための
 業務支援に行ってきました。

 現場の担当者数が少ないため、外部に委託して専用のシステムを
 作成するほどのコストと時間はかけられないものの、基幹システムの
 データ量が多くて、加工や集計にとても手間がかかるケースが
 増えているようです。

 業務のデータを加工する際に生じる様々な疑問に答える参考書などを
 探すのは大変難しいため、実際のデータを利用しながら、
 Accessでどのようにデータベースを構築していくかを中心に
 学習していただきました。
 
 
◎定例開催の人気講座のご紹介
 ☆ Access 関連講座
 http://www.3bitcom.jp/page/seminar/Access.htm
 実務の出力結果・集計結果などをイメージしながら、覚えた機能について
 業務データの「どこに使えるか」を当てはめながら復習すると、応用力が
 短期に身に付きます。
 
 ☆ Excel、Excelマクロ・VBA 関連講座
 http://www.3bitcom.jp/page/seminar/Excel.htm
 最近、講習会にご参加くださる皆さんのお話を伺っていると、業務で取り扱う
 データ行数、シート数がとても多くなっているようです。

 手作業によるデータ修正や転記作業に時間が取られ、ミスも多くなるため、
 そうした業務の時間短縮を目的に、ピボットテーブルやExcelVBAを学習される方
 が増えてきました。





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 ◎ 最近のセミナーからの雑感

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1社研修やIT業務サポート(個別指導)で、実務のデータを使った研修を
実施させていただく機会が増えてきました。

社内データが年々肥大化する一方で、皆さまの日々のルーティンワークも
多くなってきているため、業務が滞るなどのご相談も多くなってきています。

簡単な集計作業1つを例にとっても、実務のデータは、やはり皆さんの頭の
中に、業務フローと共にしっかり記憶されているため、デモで活用イメージを
ご紹介すると、次々とやってみたいことの応用イメージが膨らむようです。

最近の事例を見ていますと、難易度が上がり、一見しただけでは、Excelの
ピボットテーブルや、Accessのクエリで本当にベストな効率化できるのかが、
簡単には判断しかねる業務処理も増えてきました。

場合によっては、難易度が高いと思われているExcelVBA(マクロ)を
部分的に取り入れた方が、かえって簡単に出来る場合もあります。

Excelには「マクロの記録」という機能があります。
ユーザーの操作をVBAに変換してくれる機能で、簡単な操作でマクロに
触れることができます。

Excelユーザーの方から、「プログラムには手を出したくない」というお声も
よく耳にしますが、手の空いた時で結構です、少しずつ気軽に使ってみて、
処理画面や、そこで出てくる英単語(キーワード)などに慣れるところから
始めてみてはいかがでしょうか。

業務のご参考になれば幸いです。



間もなく10月に入り、半期決算で忙しい方々もいらっしゃるのでは
ないでしょうか。
この秋も皆さんのお仕事がExcel、マクロ、Accessなどを駆使して
スムーズに進みますように願っております!

最後までお読みいただきましてどうもありがとうございます。
また次号をよろしくお願いいたします!


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            株式会社スリービットコム
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